Evidenční listy důchodového pojištění

Vedení evidenčních listů důchodového pojištění zaměstnavatelem

Vedení evidenčních listů důchodového pojištění (dále jen ELDP) je jednou z povinností zaměstnavatelů uloženou zákonem č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů.

Zaměstnavatel vede ELDP pro každou osobu účastnou důchodového pojištění vždy za jednotlivý kalendářní rok, případně jeho část, došlo-li k zahájení výdělečné činnosti zakládající účast na důchodovém pojištění nebo k jejímu ukončení v průběhu kalendářního roku. ELDP se vede i pro poživatele starobního důchodu, který je výdělečně činný a ještě nedovršil důchodový věk (tzv. poživatel předčasného starobního důchodu, jemuž výplata starobního důchodu po nástupu do zaměstnání nenáleží) a za rok 2009 i pro poživatele starobního důchodu výdělečně činného po dovršení důchodového věku, pokud byl kdykoliv v minulosti nebo byl v roce 2009 účasten důchodového pojištění v cizině. Od 1. 1. 2010 s ohledem na změnu právní úpravy ve vztahu k nárokům na zvýšení důchodu za dobu výdělečné činnosti při pobírání starobního důchodu je nutno vést ELDP
i pro všechny poživatele starobního důchodu.

Účast na důchodovém pojištění nevzniká a evidenční list se nevede, jde-li o výdělečnou činnost, která svým rozsahem nezakládá účast na nemocenském pojištění, nebo do 31. 12. 2011 nezaložila účast na důchodovém pojištění.

Náležitosti ELDP

Za každý kalendářní rok po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, a v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. 12. daného kalendářního roku do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději do 31. ledna následujícího kalendářního roku se do ELDP zapisují:

• identifikační údaje zaměstnavatele,
• jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
• druh výdělečné činnosti,
• doba účasti na důchodovém pojištění,
• doba důchodového pojištění,
• vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
• doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu při výpočtu důchodu vylučují,
• doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.

Stejnopis ELDP

Zaměstnavatel je povinen vyhotovit dva stejnopisy evidenčního listu. Jeden stejnopis je povinen předložit občanovi k podpisu a založit do své evidence a druhý stejnopis, který opatří podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce a svým razítkem, je povinen vydat občanovi, a to nejpozději v den, kdy předkládá evidenční list příslušnému orgánu sociálního zabezpečení.

Nesouhlasí-li občan se zápisem zaměstnavatele v evidenčním listu a zaměstnavatel na základě žádosti občana evidenční list včetně jeho stejnopisu neopraví, může občan požádat příslušnou okresní správu sociálního zabezpečení do 30 dnů od převzetí stejnopisu evidenčního listu, aby tento spor rozhodla. Jde-li o osobu ve služebním poměru (s výjimkou státních zaměstnanců podle služebního zákona), pak v případě uplatnění námitek proti obsahu evidenčního listu jsou příslušné k rozhodování orgány ministerstev vnitra, obrany či spravedlnosti.

Předkládání ELDP

Evidenční listy se předkládají České správě sociálního zabezpečení nově pouze v elektronické podobě formou datové zprávy prostřednictvím datové schránky nebo elektronické adresy podatelny, Pokud zaměstnavatel nemůže z prokazatelných objektivních technických důvodů předložit evidenční list v elektronické podobě, může tak učinit způsobem uvedeným v § 123e odst. 2 písm. b) zákona č. 582/1991 Sb., tj. písemně na předepsaném tiskopisu zasláním na adresu určenou Českou správou sociálního zabezpečení; přitom je povinen uvést důvod tohoto postupu. Technické důvody se posuzují podle § 61 odst. 5 zákona č. 187/2006 Sb. obdobně. Tato povinnost je splněna i předáním evidenčního listu okresní správě sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd.

  Jde-li o osoby ve služebním poměru s výjimkou státního zaměstnance podle služebního zákona, nebo o občana, jemuž vznikl nárok na důchod z důchodového pojištění příslušníků ozbrojených sil, předkládá se evidenční list orgánům ministerstev obrany, vnitra nebo spravedlnosti, podle toho, který orgán je příslušný k rozhodování o dávkách důchodového pojištění.

Zaměstnavatel je povinen předložit evidenční list:

• do 30 dnů ode dne zápisu údajů do evidenčního listu (zápis se provádí za každý kalendářní rok po účetní závěrce nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku); skončilo-li zaměstnání před 31. prosincem a je nepochybné, že občan nejpozději do 3 měsíců opět ve stejném kalendářním roce do zaměstnání u stejného zaměstnavatele vstoupí, nemusí být evidenční list předložen a lze pokračovat v záznamech na dřívějším evidenčním listu,
• do 30 dnů ode dne svého zániku,
• do 8 dnů ode dne obdržení výzvy orgánů sociálního zabezpečení

Při úmrtí občana se předkládá evidenční list důchodového pojištění:

• na vyžádání orgánu sociálního zabezpečení ve lhůtě jím určené,
• do 3 měsíců od úmrtí, nebyl-li do té doby evidenční list vyžádán orgány sociálního zabezpečení.

ELDP se podává:

• elektronicky, ve formě datové zprávy (e - Podání), ve formátu, struktuře a tvaru určeném ČSSZ zveřejněném na úřední desce ČSSZ, zasláním do:
  • určené datové schránky e-podani CSSZ (ID 5ffu6xk) nebo datové schránky místně příslušné OSSZ, PSSZ, MSSZ Brno, nebo
  • určené elektronické podatelny Veřejné rozhraní pro e - Podání ČSSZ (VREP) podepsané uznávaným elektronickým podpisem, nebo
  • s využitím ePortálu ČSSZ prostřednictvím NIA (národní identitní bod) pokud občan disponuje občanským průkazem vydaným po 30. 6. 2018 s kontaktním elektronickým čipem (aktivovaným) nebo jiným prostředkem pro elektronickou identifikaci určeným ČSSZ (jméno, heslo, SMS zřízené přes CzechPoint).

Datovou zprávu pro elektronické podání je možné vytvořit prostřednictvím mzdového nebo personálního SW podporujícího službu e - Podání nebo lze pro její vytvoření a odeslání využít zdarma interaktivní formulář, který je k dispozici v internetové aplikaci ePortál ČSSZ.

Pokud zaměstnavatel nemůže z prokazatelných objektivních technických důvodů předložit evidenční list v elektronické podobě, může tak evidenční list předložit

• v papírové podobě na předepsaných tiskopisech vydaných ČSSZ. Předepsaným tiskopisem ELDP (pro období od 1. 1. 2012) je, v souladu s ustanovením § 39 odst. 6 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů, od 1. 1. 2018 též tiskopis ELDP ve formátu PDF s připojeným QR kódem, který je tiskovým výstupem služby Tiskopisy ePortálu ČSSZ. Takto vyhotovený ELDP lze předložit okresní správě sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd.

ePortál ČSSZ je internetová aplikace, která v rámci služby Tiskopisy poskytuje zdarma nástroj k vyplnění údajů do ELDP na obrazovce počítače a provedení tisku potřebných údajů do originálního tiskopisu nebo tisk ELDP ve formátu PDF s připojeným QR kódem (ELDP je vytištěn na papír ve formátu A4), nebo umožní elektronický přenos údajů ELDP do ČSSZ do určené elektronické adresy podatelny VREP ve formě datové zprávy, a to ve formátu, struktuře a tvaru určeném ČSSZ anebo prostřednictvím datové schránky pro e - Podání (za podmínek viz výše) a dále umožní tisk dvou stejnopisů (pro zaměstnavatele a pojištěnce). Na ePortálu ČSSZ v části Tiskopisy pro zaměstnavatele, pod odkazem Evidenční list důchodového pojištění je k dispozici Archiv, kde jsou zveřejněny tiskopisy pro vyplnění Evidenčního listu důchodového zabezpečení platného pro období do roku 1995 a Evidenčního listu důchodového pojištění platného pro období let 1996-2003. Tyto tiskopisy slouží pouze k tisku údajů do originálních tiskopisů, které lze zasílat pouze v papírové podobě, tzn., že je nelze využít k elektronickému podání.